GoBD kommt unausweichlich – Archivierung wird zur gesetzlichen Pflicht

GoBD kommt unausweichlich – Archivierung wird zur gesetzlichen Pflicht

Archivierung wird zur gesetzlichen Pflicht – ohne weitere Hintertüren

 

Für die Archivierung gelten ab dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Es wird keine Hintertüren mehr geben.

 

Das heißt konkret:

 

Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS spätestens zum 31. Dezember 2016 gehandelt werden!

 

Am 31. Dezember 2016 schließt sich die letzte Hintertür, die der Gesetzgeber im Sinne einer Übergangsregelung offen gelassen hat. Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Ab dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt. Das wird gravierende Folgen für Unternehmen haben.

 

Wirtschaftsprüfer prognostizieren empfindliche Strafen bei Verstößen gegen die Bestimmungen der GoBD durch den Gesetzgeber.

„Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen (…) unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden.”

Verantwortlichen in allen Unternehmen muss klar werden, was das in Kombination mit den weiteren Verordnungsinhalten bedeutet. Viele werden feststellen, dass sie nicht oder nur unzureichend vorbereitet sind und nun erhebliche Gefahr im Verzug ist. Durch den Ablauf der Übergangsfrist wird es für die Geschäftsführer keine Ausreden mehr geben.

 

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.


 

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Auch können Dokumente schnell und einfach wiedergefunden werden.

 

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Über den Autor

Torsten Bergemann

Torsten Bergemann Inhaber

Torsten Bergemann ist Inhaber von Nexave und gründete das Unternehmen im Jahr 2003. Sein Studium der Diplom-Wirtschaftsinformatik (FH) und Master in Business Administration and Development führten ihn nach Hannover-Ricklingen, wo er 2009 das heutige Ladengeschäft von Nexave eröffnete. Die Schwerpunkte seiner Arbeit liegen im Bereich der Server und der Website-Programmierung.

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