Dokumenten-Management-Systeme (DMS)

Dokumenten-Management-Systeme (DMS)

Dokumente spielen in der Geschäftswelt nach wie vor eine wichtige Rolle. Verträge, Korrespondenz möchten Sie rasch wiederfinden und durchsuchen können. Wir haben die Lösung!

 

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Das Starke-DMS (Dokumenten-Management-System) liest Dokumente automatisch von einem Import-Ordner im Netzwerk oder aus E-Mails. Die Dateien können dazu manuell in einem Scan-Tool zusammengefasst und verschlagwortet werden, oder mit einem Import-Dienst anhand von XML-Dokumenten oder Dateibenennung vollautomatisch importiert werden. Natürlich erfolgt beim Import eine Texterkennung (OCR), das Starke-DMS nutzt dazu die namhafte Abbyy Finereader Engine. Bei Verwendung des Scan-Tools können Begriffe aus dem Dokument als Indexwerte für die DMS-Datenbank übernommen werden, so dass Sie Ihre Dokumente anschließend noch rascher wiederfinden, z.B. Belegnummer, Kreditor uvm. Diese sogenannten Indizes sind von Ihnen frei wählbar und werden von uns bei der Installation individuell für Sie eingerichtet.

 

Abrufbar sind die Dokumente mit einem Viewer-Programm für Windows oder mit einer Weboberfläche. Letztere ist auch für Smartphones und Tablets optimiert, so dass Sie von überall auf Ihre Dokumente zugreifen können.

 

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Die Modulbauweise des Starke-DMS ist eine Stärke, die wir sehr zu schätzen gelernt haben: Jeder Kunde kann die Module auswählen, die ihm einen wirklichen Mehrwert bringen. Eine Auswahl:

 

  • So gibt es mit dem Hotkey-Modul die Möglichkeit, irgend einen Text in irgend einem Windows-Programm zu markieren und mit einer selbst wählbaren Tastenkombination Dokumente im DMS zu suchen, die diesen Begriff enthalten. Je nach Voreinstellung können alle Dokumente oder nur bestimmte Dokumententypen wie z.B. Eingangsrechnungen durchsucht werden.
  • Mit der Workflow-Komponente können wir Ihre Geschäftsprozesse abbilden. Dokumente starten bei Einspeisung ins System einen Workflow und werden Ihren Mitarbeitern oder Mitarbeiter-Teams mit Entscheidungsmöglichkeiten vorgelegt. Auf diese Weise können Sie Freigabeprozesse für z.B. Angebote, Rechnungen, zu tätigende Überweisungen uvm. realisieren, auch die Urlaubsplanung lässt sich damit digitalisieren.
  • Mit der Belegerkennung können Sie eingescannte Dokumente zeilenweise erkennen lassen. So kann das System abgleichen, ob die vom Lieferanten berechneten Posten wirklich denen entsprechen, die Sie bestellt haben. Das DMS lässt sich dazu an Ihre Warenwirtschaft anbinden.
  • Das Starke-DMS kann zu versendende Dokumente direkt an die Deutsche Post übermitteln, die diese ausdruckt, frankiert und versendet. Das Outsourcing dieses Bereichs führt bereits ab wenigen Briefen pro Tag zu Einsparungen in Ihrem Unternehmen. Gern informieren wir Sie über Details der SmartMail-Technik.

 

Unsere Techniker haben die Administratorenschulung von Starke besucht und bereit, Ihre Dokumentenwelt zu digitalisieren. Wir zeigen Ihnen auch praktische Lösungen, wie Sie trotz Archivierungspflicht der originalen Papierdokumente voll digital arbeiten können, ohne dabei Mehraufwand zu haben. Schauen Sie sich das DMS doch einfach bei uns an, dann sehen Sie, welche Prozesse wir mit dem Starke-DMS verschlankt haben, so dass wir Zeit und Kosten einsparen.

 

Warum Starke-DMS?

 

  • Weil es in Modulen lizenzierbar ist und jeder Kunde nur die Komponenten zu lizenzieren braucht, die er benötigt
  • Weil es niedrige Systemvoraussetzungen hat. Zwar sind ein Windows Server sowie ein „großer“ Microsoft SQL-Server in der Standard-Installation vorgesehen. Für kleinere Unternehmen sind jedoch auch Installationen mit Windows Professional und kostenfreiem SQL Express möglich. Das senkt die Lizenzkosten um über 1300 Euro!
  • Die Entwicklung der letzten Jahre zeigt, dass das DMS nach Kundenwünschen weiterentwickelt wird und tatsächlich große Fortschritte macht. Man kann trotz hervorragendem Funktionsumfang definitiv nicht sagen, dass der Hersteller sich ausruht.
  • Der Einstiegspreis liegt bei ca. 1200 Euro inklusive 2 Benutzerlizenzen (Stand Juli 2016), zzgl. weiterer optionaler Module. Der Preis ist damit für KMUs besonders interessant und äußerst wettbewerbsfähig gegenüber anderen DMS mit wesentlich höheren Preisen.

 

Über den Autor

Torsten Bergemann

Torsten Bergemann Inhaber

Torsten Bergemann ist Inhaber von Nexave und gründete das Unternehmen im Jahr 2003. Sein Studium der Diplom-Wirtschaftsinformatik (FH) und Master in Business Administration and Development führten ihn nach Hannover-Ricklingen, wo er 2009 das heutige Ladengeschäft von Nexave eröffnete. Die Schwerpunkte seiner Arbeit liegen im Bereich der Server und der Website-Programmierung.

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